こんにちは。あなたの夢をかなえる目標達成コンサルタント！どっしり塾のこうめいです。
最近我が家の近くの山にイノシシが出てきたようで、さすがにびっくりしました。今まで住んでいなかったサルが去年くらいから移住してきて集落を荒らして問題になってましたが、今度はイノシシ……。
私お坊さんの修行でこもっていたお寺がイノシシやサルが出るお寺だったので、そのやばさは身をもって知ってるんですが……これは厄介なことになりそうです。
と、話は戻して今日は私のお友達の行政書士さんがTwitterで悩まれていたある問題を取り上げてみようかなと思います。
月曜日の午前中はメールの返信で時間を取られることが多いけど、対応できない内容（業際とか）や、案件にならないなとわかるお問い合わせも多くて。 返信しないという選択肢もありとは思うけど、長文でいろいろ説明されてると、完全にはスルーできず。 みなさん、どうしてますか（行政書士さん）
うん。たくさんの問い合わせがくる事務所だとこういう悩みは結構抱えていると思うんですよね。
メールへの返信て意外と時間がかかるので、負担としては大きかったりします。
特に個人経営だったりすると、その時間にいろんなことができるのにという葛藤も抱えながらメールを返すのでついストレスが溜まりがちです。
そこで私が考えるちょっとした労力削減のテクニックを皆さんにお届けします。
- メールへの返信が自動で届くように自動返信システムを導入する
- 同じパターンの質問が来るなら「よくある質問」ページのリンクを送る
- 案件にならない相談には、一般論としてブログで解答する
- もっと詳しく知りたければ相談料を払ってとバッサリ切る
私だったらこの4つで対策をとると思うので、ちょっとひとつづつ詳しく話していこうと思います。
いきなり順番が前後しちゃうんですが、まずは3番の「一般論としてブログで解答する」というのから説明しますね。
採用順でいくと先ほど箇条書きで書いた通りなんですが、その準備というのはゴールに近い方から考えていかないと混乱しちゃうので、その辺ごめんなさいで、3番から話します。
で、この「一般論としてブログで解答」というのは、実は一石三鳥の効果が見込める対策法です。
具体的にどんな効果が見込めるかというと
- 同じ質問に何度も答える必要がなくなる（労力削減）←今回のメインテーマ
- 同じニーズの人があなたの情報を見て喜ぶ（新規アピール）
- あなたの価値感や人柄が伝わりやすくファンを増やしやすい
実はメールで返信することのデメリットは、どんなに一生懸命メールを書いてもその人にしか読んでもらえない。というところにあります。
例えばすごく濃い内容のアドバイスを書いても、その人と成約できなければその努力が全部無駄になってしまう可能性すらある。
ところがブログで答えることによって、一生懸命書いたことがのちの集客などに効果を発揮することになります。
だからメールで細かなことは書かずに、ブログで返信をするというのは実は効果的な手法なんです。
そして4番につながるんですが、ブログで返信する方針であれば「個別具体論」は原則返信ができないことが相手にもつたえやすいです。
私も現役時代「こういう手続きの仕方を教えてください」といわれたことがありますが、一般論としてブログにまとめて書いて送ってました。
そうすることで、しっかりと有料と無料の線引きをしていたんですね。
一般論としてみんなに見てもらってもいいような情報なら無料でも返信できるけど、それ以上踏み込むなら必ず有料相談にしてもらいます。という意思表示をするわけですから、お客さんも改めて有料契約をするか？それとも自力でやるか？という選択をしやすいです。
それに、メールってどうしても堅苦しくなりがちじゃないですか？それならメールよりもブログの方が人柄って伝えやすいので、意外と成約率も低くなりにくいです。
もし契約が成立しなくても、先ほど話したように今後の集客につながるので、その辺りは変に損した気分にもなりませんしメンタル的にもおすすめです。
優しい人ほどメールで返信を続けると、ついつい有料レベルまで教えてしまって疲弊してしまうので、よかったらこの方法を活用してみてください。
で、そういうブログがたまっていったら今度は2番のよくある質問のページを作ります。
例えば業務ごとのブログの一覧ページを作っておくと楽ですよ。
ワードプレスでいうと、通常投稿は一般投稿でしていると思いますが、固定記事投稿で業務ごとのよくある質問。あるいは質問内容が増えたらケースごとのよくある質問ページを作れば、お客さんに送るときに楽です。
私が遺言系行政書士の現役だったら、ケースごとで「お子さんのいない家庭の相続質問集」「旦那さんに離婚歴がある相続の質問集」というページを作ります。
そうすると、お客さんに合わせて送るときにめっちゃ楽ですから。
そして最後にですが、メールへの返信を全部自分の手でやっていたらきりがありません。だから一番最初の導入した方がいいのが自動返信サービスです。
私の場合は有料メルマガと契約をしているので、そこのシステムをお借りして自動返信の設定を作っています。
こうしておくと、メールが誰から届いたかの一覧も簡単に出来上がりますし、過去に問い合わせをくださった方向けに一斉に連絡を取りたいときなども、問い合わせ名簿が出来上がっているので、後々の管理が楽になります。
もちろん個人情報ですから取り扱いには気を付ける必要がありますが、問い合わせ名簿の管理って実はすごく重要。だってそのお客さんが欲しい情報をピンポイントで届けることができるから。
さらに、自動返信がされているのであれば文面を工夫すれば、返信しなくてもいいメールに対しては返信する必要がなくなります。
さらに、よくある質問のQ＆Aが出来上がっているのであれば、自動返信メールにそのQ＆A一覧をのせておけば慌てなくてもお客さんも情報の取得ができます。
後日、「メールを拝見しました。ご質問に関連する記事を私の方でもまとめましたので、こちらの記事を読んでいただきもっと詳しく知りたいことや、具体的な相談がございましたら、個別の有料相談の時間を設定いたしますのでそちらをご活用ください」と返信を返せば負担はかなり減ります。
こんな感じで実労力削減の方法っていろいろあるんです。
ちょっとだけ工夫すればお客さんも喜んでくれるし、自分の労力も少ない手法というのはたくさんありますので、この機会にいろいろと考えてみてください。
ダメなのは根性論と肉体労働だけで何とか乗り越え続けようとすること
これは必ず限界が来るので、早いうちにやめましょう。
だってあなたも私も年を年々とるわけですから、無理はだんだんきかなくなるんですよ。だからそれも見越して動けるようになりましょうね。
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