案外こうやってやるとカンタンです。士業やコンサルタントなどをしていて沢山の顧客の情報管理をどういう風にしてるの?

こんにちは。無理せず起業塾、塾長の浩明(こうめい)です。無理せず起業塾今日もよろしくお願いします。

皆さんはどうなんだろう?私は新しい事務用品買うと、気分がルンルンになるんですが(笑)

え?皆さんそんなことありません?

私、行政書士になる前からですが、塾講師だったこともあって結構文具は詳しかったんです。文具大好きでした。

といっても、マニアというほど知識はないんですが、柏市に住んでいた当時は、柏の高島屋さんの東急ハンズさんなんかにしょっちゅう行ってましたし、船橋のロフトさんにもよくいってました。

そんなこんなで、今でも、事務用品を見に行くとテンションが上がるんですが、今の私の事務所の近くにはそういうテンションが上がる文具屋さんがなくって悲しい思いしてます。

東京行ったら、池袋のハンズ辺りにでも行こうかな~。

さて、そんなこんなで、文具好きなんですが、上手に使いこなせていたかというとちょっと微妙です。ということで、今日はそんな私の体験を踏まえて、今無理せず起業塾では、どういう不に生徒さんの指導した情報を管理しているかお話しますね。

まず、私は塾講師時代もでしたが、1時期生徒さんを100人担任していたことがあります。当然、全員の学力や、性格、家族の生い立ち、志望校など徹底して頭に叩き込んでいたわけです。

・・・というとかっこいいんですが、正直そんなの無理なんで、私はとにかくメモ魔でした。

とにかく書く書く書く!!そして、それをはさんでストック!その繰り返し。特に、自分の生徒産後との面談の記録は、どうしても忘れてしまうので、ストックが大事になります。

ということで使っていたのがこんなツール。

これは、穴あけパンチですね。私個人的には、2穴パンチよりも、この36穴パンチの方が好きです。

というのも、これ、普通のルーズリーフのファイルにはさめるから。

こういう生徒指導記録のようなものって、いろいろ試したんですが、とにかく途中から追加するし資料が多くって、結局なんか書類がごっちゃごちゃになっちゃう。

だから、とにかく生徒さんの個人情報のデーターの次のページに、面談で書いた記録や、私から提案した書類をどんどん挟んでいく。

そんなことがカンタンに出来るようにしないと、処理が追いつかないんですね。

ちなみに、これが、2019年度バーションの生徒さんの指導記録です。

裏面には面談記録を書くページがあるので、お見せできませんが(というほどの書式ではないけど)、こういうページをチャチャチャ。と作って、いつも管理に使っています。

こういう書式を作るのは、行政書士のときも作っていて、顧客管理を塾講師時代のもののテクニックを活用してやってました。

士業の場合は、穴をあけられない書類もあるので、そんなときはこれを活用すればOK

こういうのに入れると、混ざらなくって楽ちんです。

出し入れも出来るしね。

士業の場合も、コンサルの場合も、私のように教育業界の場合も、とにかく抱える個人情報が莫大で、処理しきれないことは多々あります。

でも、お客さんにとっては、そんなの関係ないので、話したことはなるべく覚えておく工夫が必要です。

でも、忘れちゃうんすよね。

だから紙に書いて整理しておくというのがすごく大事なんですよ。

あ、私がメモを重視するようになったそんなエピソードのブログもあとで書きますね。

ということで、こういう情報は、無理せず起業塾の生徒さんは、交流ルームなどで交換して、どんどんジム効率を上げてくださいね。

無理せず起業塾への入塾は2019年3月から可能です。詳細は今書いているので、それまではメルマガでお待ちくださいね。

 

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